Sparen mit LibreOffice

in der Stadt wird aktuell viel diskutiert über Einsparungen im Haushalt der Stadt Wiesbaden. Hier habe ich einen Ausschnitt aus dem Haushaltsplan der Stadt Wiesbaden für 2014 und 2015:

Quelle: https://www.wiesbaden.de/medien-zentral/dok/wirtschaft/Haushaltsplan_2014_2015__Endstand_13.05.2014_.pdf

Für den Haushalt 2016/17 sollen ca. 4.3% der angemeldeten Ausgaben eingespart werden. Klingt einfach, aber die Sache hat einen Haken:

Arno Goßmann: 85 Prozent der Kosten sind nicht oder kaum beeinflussbar.

Quelle: http://www.fr-online.de/wiesbaden/interview-arno-gossmann--es-gibt-keinen-kahlschlag-,1472860,31359644.html

Ein Großteil der Ausgaben der Stadt sind durch Gesetze des Bundes festgelegt, also von einer Kommune nicht änderbar. Somit müssen in den verbliebenen vielleicht 30% bis 40% des Haushalte diese 4,3% eingespart werden. Vereinfacht dargestellt und in Zahlen gefasst: bei einem Haushalt von ca. 1 Milliarde Euro pro Jahr sind vielleicht 300 bis 400 Millionen € durch das Rathaus beeinflussbar. Und davon sollen jetzt 40 bis 45 Millionen € eingespart werden. So klingt die Aufgabe schon etwas anders, nämlich härter.

Vorschlag

Ich möchte da mal einen Vorschlag machen: die Stadtverwaltung Wiesbaden wechselt von Microsoft Office auf LibreOffice¹⁾.

Und diesen Vorschlag möchte ich auch begründen und mich hier in dieser Begründung auf den kaufmännischen Aspekt des Umstiegs auf LibreOffice beziehen. Dies ist eine Einengung der Sichtweise, aber das will ich in diesem Beitrag so machen.

Kosten

LibreOffice ist kostenlos, bei einem Einsatz von Microsoft Office kostet jede Lizenz Geld.

Analyse der Kosten

Die Kosten einer Software und insbesondere die Kosten des Austauschs einer Software will ich ein wenig darstellen. Die Kosten einer Software fangen mit der Anschaffung an, aber das sind nicht die einzigen Kosten dieser Software, sonst könnte ich hier bereits aufhören. Sorry, so einfach ist es nicht.

In die nachfolgenden Zahlen gehen etliche Annahmen mit ein, die auf Schätzungen von mir beruhen. Ich hoffe, gut geschätzt zu haben. Ich werde, sofern mir die Schätzung bewusst ist, einen Hinweis darauf geben. Also fang ich mal an.

a) Anschaffung

In der Stadtverwaltung Wiesbaden werden ca. 3.000 PCs eingesetzt²⁾. Diese werden nach etwa 5 Jahren ersetzt²⁾. Da macht also etwa 600 PCs, die im Zeitraum eines Jahres neu gekauft werden.

An diesen Kosten kann ich nichts ändern, zumindest nicht mit diesem Vorschlag. Also lass ich die Kosten für die Anschaffung der Hardware einfach mal weg. Aber für die Software gilt, daß ein PC, der mit Microsoft Office ausgestattet wird, zu den Kosten der Hardware noch Kosten von ca. 100€²⁾ für die Lizenz von Microsoft Office verursacht. Wie bereits geschrieben erhält man LibreOffice kostenfrei. Bei einer Anzahl von 600 PCs pro Jahr und unter der Annahme, daß jeder PC mit einem Office-Programm ausgestattet wird, ergeben sich somit Kosten von ca. 60.000€ pro Jahr bei Verwendung von Microsoft Office.

b) Support

Software verursacht Fragen, und zwar beim täglichen Einsatz. Das können unterschiedlich viele Fragen sein, auch unterschiedlich schwere Fragen, zusammenfassend sage ich, daß es einen Support geben muß, der natürlich Kosten verursacht, denn die Mitarbeiter, die diese Fragen beantworten, kosten ja auch Geld. Natürlich kann man mit dieser Aufgabe eine externe Firma beauftragen, aber die will dafür Geld. Zu den Kosten des Supports von Microsoft Office sind mir keine Zahlen aus der Stadtverwaltung bekannt und ich kann auch nichts schätzen. Interessant für meinen Vorstoß sind auch nicht die absoluten Kosten, denn durch einen Wechsel werden diese Kosten nicht auf Null fallen, oder kennen Sie ein Programm, zu dem es nicht gelegentlich mal eine Frage gibt? Also ich nicht. Interessant ist eigentlich nur die Veränderung der Kosten, wenn man ein Programm gegen ein anderes tauscht. Und jetzt wird es heiß: die eine Seite wird diese Kosten hochrechnen, die andere Seite runterrechnen, da spielen viele Interessen mit hinein. Mir liegen keine Informationen vor; die Stadt München sollte da Zahlen haben, dort müsste man nachfragen. Ich geh in diesem Text mal davon aus, daß diese Kosten gleich bleiben.

c) Schulung

Der Wechsel eines Programms verursacht Kosten. Alles ändert sich, zumindest fast alles, denn jetzt hat man ein neues Programm eines anderen Herstellers. Tastenkombinationen für einzelne Tätigkeiten ändern sich und müssen gefunden, ausprobiert und ins Gedächtnis übernommen werden. Und die Menüstruktur ändert sich, alles findet man jetzt an anderer Stelle und, noch schlimmer, vielleicht auch unter einem anderen Namen oder, ganz schlimm, man findet es gar nicht. Normalerweise lernt man dies selbst, durch ausprobieren, oder man fragt jemanden (siehe das Thema Support), aber bei großen Organisationen als auch bei einer großen Anzahl an Änderungen benötigt man eine Schulung. Und die kostet Geld.

Der Umstieg von Microsoft Office auf LibreOffice erfordert eine Schulung der Mitarbeiter und diese Schulung kostet Geld.

Richtig, aber dies ist nicht die ganze Wahrheit. Auch wenn man bei Microsoft Office bleibt, fallen Kosten für Schulungen an. So etwa nach 3 Jahren kommt eine neue Version von Microsoft Office heraus und somit wird ein Umstieg auf die neue Version fällig, der natürlich Kosten verursacht³⁾. Irgendjemand ausserhalb der Stadtverwaltung kauft das neue Programm, schreibt damit seinen Text und versendet diesen an einen Empfänger innerhalb der Stadtverwaltung, und dieser Empfänger kann den Text nicht öffnen und lesen, so wie ich dies hier beschrieben habe. Und dann muß man nachziehen, d.h. irgendwann doch auf die neue Version umsteigen. Diese Branche läuft so. Sie können auf der Wikipedia-Seite Microsoft Office sich die Entwicklungsgeschichte dieses Programms ansehen und sich ausrechnen, wie häufig neue Versionen erschienen sind und wiviel Geld in der Vergangenheit in die notwendigen Wechsel auf die jeweils neuere Version geflossen sind.

Software ändert sich bzw. wird weiter entwickelt, dies gilt auch für LibreOffice. Aber die neue Version von LibreOffice ist kostenfrei, und wichtig ist eigentlich das Format, in dem die Daten gespeichert werden. Wenn es eine neue Version von LibreOffice gibt, kann man sich diese ansehen und entscheiden, ob die neuen Features so wichtig oder interessant sind, daß man wechseln sollte oder müsste. Und natürlich kann man seinen Text auch in einem älteren Version des Datenformats von LibreOffice speichern und somit den Zeitpunkt hinauzögern, zu dem man auf die neue Version wechselt.

Und die Sache mit den Tastenkombinationen aus MS Office ist kein Problem, da man in LibreOffice die Tastenbelegung frei wählen kann. Somit kann man seine gewohnten Kombinationen verwenden, das muß man einmal in LibreOffice einstellen⁴⁾.

d) Anpassungen

Niemand schreibt einfach so einen Text, z.B. einen Brief. Im Lauf der Zeit hat man einen Satz von Vorlagen, die man einmal erstellt hat und danach erneut und mehrfach verwendet und darin nur bestimmte Teile ändert. In grossen Organisationen ist die Verwendung solcher Vorlagen⁵⁾ sogar vorgeschrieben.

Bei einem Umstieg von Microsoft Office auf LibreOffice muß man diese Vorlagen anpassen, möglicherweise. Dies kostet Arbeitszeit und somit Geld, natürlich. Wieviel? Das kann ich Ihnen nicht sagen, da ich Ihre Vorlagen nicht kenne. Es hängt ab von der Anzahl an Vorlagen, die Sie verwenden, und natürlich von der Komplexität der Vorlagen.

Sollte man somit bei Microsoft Office bleiben? Naja, beim Wechsel auf eine neue Version von MS Office passiert Ihnen das auch, und dies ist in der Vergangenheit bereits vorgekommen Da sage ich mal: unentschieden.

e) Makros

Makros sind eine schöne Eigenschaft dieser Programme, um Vorgänge zu automatisieren. Anstatt immer wieder die gleichen 10 Kommandos auf einen markierten Text anzuwenden, kann man diese Kommandos auch als Makro aufzeichnen lassen und ruft dann einfach dieses Makro auf, das automatisch alle hinterlegten Kommandos ausführt. So fängt es meisten an, aber dabei bleibt es nicht. Mit diesen Makros kann man auch Programme schreiben, die nicht nur aus der Abarbeitung einer Reihenfolge einzelner Kommandos bestehen.

Solche Makros können Sie nicht übernehmen, wenn Sie das Produkt wechseln. Dies ist ein klarer Nachteil.

Sollte man somit bei Microsoft Office bleiben? Naja, auch Microsoft hat die Makro-Sprache in einzelnen Komponenten geändert. Dies führte zu dem Effekt, daß bei einem Wechsel auf eine neue Version die vorhandenen Makros nicht mehr laufen, da diese Form von Makros nicht mehr unterstützt wurde. Beleg:

From its first version Excel supported end user programming of macros (automation of repetitive tasks) and user defined functions (extension of Excel's built-in function library). In early versions of Excel these programs were written in a macro language whose statements had formula syntax and resided in the cells of special purpose macro sheets (stored with file extension .XLM in Windows.) XLM was the default macro language for Excel through Excel 4.0. Beginning with version 5.0 Excel recorded macros in VBA by default but with version 5.0 XLM recording was still allowed as an option. After version 5.0 that option was discontinued. All versions of Excel, including Excel 2010 are capable of running an XLM macro, though Microsoft discourages their use.

Quelle: https://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel#Macro_programming

Es gab also in einem Programm aus dem Paket MS Office eine Sprache für Makros, die wegfiel und ersetzt wurde durch eine andere Sprache, die nicht kompatibel war. Somit mussten alle Makros umgestellt werden, d.h. neu entwickelt werden. Oder man hat den Umstieg auf die nächste Version von MS Office ausfallen lassen, sofern dies möglich war.
Und es gab Probleme beim Wechsel auf eine neue Version von MS Office, und zwar funktionierten Makros nicht mehr oder sie verhielten sich ein klein wenig anders, sie mussten also angefasst werden.

Ergebnis: es kommt drauf an.

f) AddOns

Dies sind Programme, die neue Funktionen zum Paket MS Office hinzufügen⁶⁾. Diese Programme verwenden interne Funktionen aus dem Programm MS Office und sind somit abhängig von der verwendeten Version von Office, d.h. bei einem Wechsel müssen sie neu gesucht und installiert werden.

Hier muß man prüfen, ob in MS Office solche AddOns verwendet werden und das passende Gegenstück dazu für LibreOffice existiert. Falls es ein solches AddOn für LibreOffice nicht gibt, könnte es ein KO-Kriterium sein⁷⁾. Man muß es sich einfach mal ansehen.

Häufig benötigt man die Ausgabe eines Dokuments im Format PDF, da dieses Format auf vielen Systemn angezeigt werden kann. So können Sie z.B. bei ESWE-Verkehr die Abfahrtszeiten der Busse an jeder Haltestelle im PDF-Format erhalten¹⁰⁾, analog zum Aushang an dieser Haltestelle. LibreOffice kann PDF-Dateien erzeugen, und zwar schon lange⁸⁾. Ältere Versionen von MS Office benötigten hierzu ein AddOn, das kostenpflichtig erworben werden musste, bei neueren Versionen ist es im Paket enthalten. Bei den älteren Versionen im Einsatz bei der Stadtverwaltung ist dieses AddOn bereits bezahlt, bei neueren Versionen fallen keine Kosten mehr an, somit ergibt sich hier kein Einsparungspotential (mehr),

g) Fremdsysteme

Ein besonderes AddOn stellen die Verbindungen zu Fremdsystemen dar, da sie meist zugekauft⁹⁾ wurden. Auch hier kann man nur sagen, daß man sich dies ansehen muß.

h) vendor lock-in

Vieles von dem, was ich so geschrieben habe, klingt nach einer Beibehaltung der gegenwärtigen Software, also MS Office. Bloß nicht wechseln.....

Aber stellen Sie sich einmal vor, Ihr erstes Auto wäre ein VW-Käfer oder VW-Golf gewesen. Und seit dieser Zeit müssten Sie immer ein Auto von VW kaufen, denn der Umstieg auf ein Auto eines anderen Herstellers wäre einfach zu teuer. Würden Sie das akzeptieren?

In den Wirtschaftswissenschaften wird als Lock-in-Effekt (von engl. to lock in für „einschließen“ oder „einsperren“ und lat. effectus für „Wirkung“) oder Anbindeeffekt die Auswirkung bezeichnet, wenn eine Änderung der gegenwärtigen Lage durch hohe Wechselkosten unwirtschaftlich gemacht wird. Die Höhe der Wechselkosten bestimmt das Ausmaß des Lock-in-Effektes. Anbieter können so Kunden an sich binden, was auch als Werkzeug zur Kundenbindung verwendet (oder missbraucht) wird. Volkswirtschaftlich werden Lock-in-Effekte in der Regel als wohlfahrtsschädigend eingestuft.

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Lock-in-Effekt

Möchten Sie so eingesperrt werden? Also ich denke, daß man dies bei einer Institution wie der Stadtverwaltung untersuchen sollte. Findet man eine solche Situation, dann muß man eine Lösung finden, wie man herauskommt. Und dies unabhängig davon, welche Software eingesetzt wird.

Kosten

Bisher habe ich noch keine Einsparungen aufgezeigt, denn mir fehlen da viele Informationen. Aber einen Punkt kann ich doch benennen: LibreOffice ist kostenlos und somit fallen die Anschaffungskosten weg. Und auch der Wechsel auf eine neue Version ist kostenlos, im Gegensatz zu Microsoft Office.

Lassen Sie mich mal rechnen: die PCs der Stadtverwaltung werden alle 5 Jahre ersetzt²⁾, bei der Neuanschaffung der Software werden für jede Lizenz Microsoft Office 100€ fällig²⁾. Daraus ergibt sich als einfache Rechnung: 600 PCs/pro Jahr multipliziert mit 100€ pro Lizenz Microsoft Office ergibt einen Wert von 60.000€, die pro Jahr bezahlt werden müssen und somit durch Verwendung von LibreOffice eingespart werden können. Und dies ist keine einmalige Einsparung sondern dieser Betrag wird jedes Jahr gespart.

Bei einem Wechsel auf die neueste Version von Microsoft Office fallen auch Kosten an. Normalerweise sind diese Upgrades billiger als die Neuanschaffung der Software, deshalb rechen ich hier mal mit 50€ pro PC²⁾. Aber multipliziert man diese Zahl mit 3.000 PCs der Stadtverwaltung, so ergibt sich hier ein Betrag von 150.000€, den man einsparen kann.

Das sind Beträge, da könnte man schon mal nachdenken.

wechseln?

Soll man nun wechseln? Viele meiner Argumente klingen nach einem: bloß nicht anfassen. Ich habe mich halt vorsichtig ausgedrückt und auf Risiken und Nebenwirkungen hingewiesen, vielleicht war ich ich doch zu vorsichtig. Und ich will nicht das (Software-)Paradies auf Erden versprechen, das gibt es eh nicht. Aber ich bin weiterhin der Meinung, daß man von Microsoft Office zu LibreOffice wechseln sollte.

Neben dem finanziellen Aspekt gibt es weitere Argumente, die für einen Umstieg sprechen. Man ist nicht mehr abhängig von den Entscheidungen eines Konzerns aus den USA und somit nicht mehr abhängig von den finanziellen Planungen dieses Konzerns. Auch die Offenlegung des Programmcodes bei LibreOffice ist ein Pluspunkt, oder wissen Sie, was da alles so drin steckt in Microsoft Office? Nun muß und kann nicht jeder Anwender in diesen Programmcode reinschauen, aber mit der Offenlegung des Programmcodes haben etliche Leute die Chance, in diesen Programmcode reinzuschauen und somit gibt es Wissen zur Arbeitsweise von LibreOffice, und das hilft.

Also: wechseln!

Hier gibt es einen Vortrag zum Thema Einsatz von LibreOffice bei der Landeshauptstadt München. Sie sehen, eine solcher Wechsel ist machbar.

Schritte

Also schlage ich mal Schritte vor, wie man einen solchen Wechsel angehen könnte.

Es beginnt mit der Aufnahme der Ist-Situation, also:

• wieviele Vorlagen gib tes? Wie komplex sind diese gestaltet? Lassen sie sich in LibreOffice übernehmen oder müssen sie angepasst oder sogar neu gebaut werden?
• welche Erweiterungen zu Microsoft Office sind im Einsatz?
• auf welche Fremdsysteme wird zugegriffen? Welche Fremdsysteme müssen mit Daten versorgt werden?
• bei einem Vergleich der beiden Programme stellt man den Umfang der Unterschiede fest. Daraus ergibt sich: wie hoch ist der Schulungsaufwand
• usw.

Das wird ein bissel Aufwand, ist aber nicht unmöglich. Und ich denke, die Stadtverwaltung sollte diesen Weg gehen.

Mitarbeiter der Verwaltung

Für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung hat diese Umstellung der Software einen angenehmen Nebeneffekt: die im Job eingesetzte Software können die Mitarbeiter auch auf ihrem privaten PC einsetzen. Einfach auf die Seite von LibreOffce gehen und einen Download und anschliessend eine Installation der Software machen, et voilà und alles, was man im Rahmen der Umstellung gelernt hat, lässt sich auch zu Hause anwenden. Und zwar legal.



Anmerkungen:

1) natürlich könnte ich auch den Vorschlag machen, daß die Stadtverwaltung auf ihren PCs das Betriebssystem Microsoft Windows ersetzt durch Linux. Dadurch könnte die Stadtverwaltung mehr Geld sparen, aber ich denke, daß ich damit die politischen Parteien und die Verwaltung überfordern würde. Also laß ich diese Forderung vorerst mal weg. Aber grundsätzlich bin schon dieser Meinung, so heisst ja auch dieser Blog.

2) dies ist eine Schätzung.

3) Anschaffung der neuen Version, Schulung, Anpassung der Vorlagen, Makros etc. ???

4) dazu finden Sie im Internet viele Anleitungen: ich habe hier mal Mr. Google befragt.

5) auch Templates genannt

6) ein Beispiel, ausserhalb von Office: bei meinem Firefox habe ich ein AddOn installiert, mit dem ich PDF-Dateien direkt anzeigen lassen kann.

7) hier wird es meistens lustig, denn jede Seite sucht jetzt Argumente, warum diese Funktion ungeheuer wichtig/völlig überflüssig ist.

8) siehe mein Post zum Thema Glühweinabend

9) gerne teuer, da nur vom Hersteller des Fremdsystems kaufbar, dafür aber gerne von bescheidener Qualität

10) und zwar hier: Haltestellenaushänge